Insights Votre activité sera-t-elle impactée par la RPA ?

Toute évolution technologique apporte son lot de craintes, d’opportunités et de transformations.

Parmi les plus connues, nous trouvons l’imprimerie qui a, entre autres, remplacé la copie manuelle et signé la disparition des copistes, les tracteurs qui ont privé les chevaux de trait de leur dernier rôle utilitaire les conduisant au bord de l’extinction, ou encore l’appareil photo numérique qui a quasi-remplacé l’argentique, ce qui a contribué à la faillite de la société qui l’a vu naître : Kodak ! Les exemples sont très nombreux et il est légitime de se poser également la question à propos de la RPA.  

La réponse n’est pas aussi évidente que nous pourrions le croire !

La RPA aujourd’hui

Il s’agit principalement de robots logiciels capables de se mettre sur l’épaule de l’utilisateur (donc de « voir » l’écran) et de piloter le clavier ou la souris afin d’automatiser des tâches métiers.

Si l’utilisateur peut le faire avec son PC, ses yeux et ses mains, alors la RPA le peut aussi… en théorie. En pratique, les tâches automatisées seront caractérisées par leurs aspects répétitifs, simples et entièrement décidables, c’est-à-dire des tâches pour lesquelles la puissance du jugement humain n’est pas nécessaire.

Du point de vue de l’utilisateur final, ces robots les déchargent de leurs tâches fastidieuses, 24h sur 24, 7 jours sur 7, plus rapidement, sans fatigue, avec moins d’erreurs et en se déclenchant plus ou moins à la demande ! Du temps est ainsi libéré pour le client ou pour travailler sur des tâches à plus fortes valeurs ajoutées.

Du point de vue de la DSI, la RPA facilite l’automatisation de tâches grâce aux fonctions intégrées aux environnements de développement (analyses d’images, reconnaissance de formes, OCR, utilisation des métadonnées applicatives, etc…). De nombreux scénarios sont envisageables :

  • Créer du lien facilement entre des applications n’ayant pas été prévues pour échanger entre elles. Par exemple, pour chaque mail reçu, vérifier que le contact est bien créé côté CRM.
  • Enrichir les fonctionnalités d’une application propriétaire ou non. Par exemple : si montant > x euros, alors, envoyer un mail.
  • Cacher une IHM mal conçue. Par exemple en posant une question à l’utilisateur et en allant alimenter l’application en arrière-plan.

Du point de vue de l’entreprise, le retour sur investissement est possible avant la fin de la 1ère année à condition évidemment d’éviter les avant-projets d’analyses de processus s’étalant sur des mois (en privilégiant les solutions apportant du process mining, voire du Process Discovery) et d’éviter les solutions peu agiles comme par exemple celles ne tirant pas partie de la découverte de processus permettant de réduire les temps de développement.

Enfin et surtout, du point de vue du client, voir ses demandes traitées plus tôt, plus vite et avec moins d’erreurs, ne peut que contribuer à l’amélioration de sa satisfaction.

Nous avons déjà ici quelques axes de réponses, mais avant de tirer des conclusions, regardons d’abord vers quoi pourraient tendre les solutions de RPA existantes.

La RPA demain

Toutes les solutions de RPA ne proposent pas encore de Process Discovery (découverte automatisée des processus et évaluation de leur pertinence pour l’automatisation). C’est pourtant essentiel. Sans cela, le travail de recherche et de sélection des processus à automatiser est grandement allongé et dépend de la connaissance fine et exhaustive que l’équipe métier a de ses propres processus, ainsi que de leurs documentations.

Les solutions de RPA du marché proposent parfois un mode « Enregistrement » permettant de construire très rapidement le squelette du processus à automatiser. Cependant, nous sommes encore loin de la simplicité d’explication à un collègue. 

Quelques solutions de RPA proposent à l’utilisateur final d’automatiser lui-même ses processus. Des compétences informatiques restent cependant nécessaires pour le variabiliser, gérer les reprises sur erreurs et les imprévus, programmer les règles métier, etc. L’idéal serait que l’utilisateur puisse décrire le processus dans sa forme la plus simple et que les cas particuliers soient gérés lorsqu’ils sont rencontrés via un jeu de questions/réponses, exactement comme 2 collègues le feraient, afin que le processus évolue au fil du temps. 

Les cas d’usage les plus couramment rencontrés concernent les départements RH, Facturation et Comptabilité, communs à toutes les entreprises. Tous ont à traiter de nombreux documents ayant des objets similaires mais des trames très différentes. Comprendre les trames de ces documents et faciliter la récupération des données, manuscrites ou non, apportera là aussi un avantage concurrentiel certain. 

Ces 4 axes d’améliorations ont en commun de mettre plus d’IA au service de la RPA afin de rapprocher toujours plus l’utilisateur de la RPA.

Alors, finalement, votre activité sera-t-elle impactée ?

La réponse naïve serait de croire que seules les personnes en charge de tâches automatisables seront touchées. Ce serait incomplet.

En effet, la personnalisation des applications existantes sur le poste de travail de l’utilisateur va se trouver d’autant plus renforcée par la RPA que celle-ci se rapprochera des utilisateurs finaux en simplifiant la création de processus. Les demandes aux DSI traditionnelles vont s’en trouver réduites !  

Les DSI y trouveront leur compte. Sera-t-il toujours obligatoire de migrer de vieilles applications à l’IHM et à la connectivité complétement dépassées lorsqu’une surcouche RPA permettra la saisie automatique des entrants ainsi que la récupération des résultats ?  

Enfin, pour de nombreuses entreprises en croissance, le juste moment d’équipement en logiciels va se voir d’autant repoussé que le coût du non-équipement par l’automatisation sera faible : pourquoi payer un logiciel dédié quand un fait-tout peut le faire à peu de frais ? 

Reste à imaginer ce que sera une entreprise dans laquelle chacun sera acteur de l’automatisation des processus dont il a la charge…

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